قسم الشئون الادارية

ــ يعتمد العمل في غالبية وحدات الشئون الإدارية على أنظمة الحاسب الآلي من خلال العمل على برنامج الفاروق لنظام شئون العاملين الموحد الموضوع بمعرفة مركز تقنية الاتصالات والمعلومات بالجامعة من خلال برنامجي الملفات والاستحقاقات وهو يعتمد على إدخال كافة البيانات المتعلقة بالعاملين ( الشخصية ، الاجتماعية ، التعليمية ، الوظيفية ) مما يؤدى إلى استخراج التقارير المتعلقة بالنواحي الإدارية أو المالية للعاملين بالسرعة والدقة المطلوبتين .

ــ يبلغ عدد العاملين بالمدن الجامعية وهى كالتالي     :

                          أ ــ العمالة الدائمة: (1312) فرداً

                        ب ــ العمالة المؤقتة: (7) فرداً.

                         ج-العمالة باليومية:(118) فرد

ويقوم قسم الشئون الإدارية بتنفيذ وظائفه المختلفة من خلال وحداته الآتية والتي يقوم كلٌ منها بمهامه الموضحة وهى على النحو التالي :

أولا:  وحدة الأجازات 

1ـ تحرير أقرارات استلام العمل للمنقولين للمدن الجامعية من وحدات وكليات الجامعة المختلفة وكذلك المعينين الجدد وكذلك تحرير أخلاءات الطرف للمنقولين منها وإخطار أدارة شئون العاملين بالجامعة بذلك .

2ـ إدخال بيانات العاملين الشخصية والاجتماعية والأجازات المختلفة الخاصة بهم بالحاسب الآلي من خلال برنامج شئون العاملين الموحد .

3ـ  تسجيل أجازات العاملين المختلفة (  الاعتيادية / العارضة ) في السجلات المخصصة لذلك يومياً ومتابعة ترحيل أرصدتها في نهاية كل عام.

4ـ إحالة التبليغات المرضية المقدمة من العاملين إلى الهيئة العامة للتأمين الصحي ومتابعة تسجيل النتائج الواردة عن هذه الحالات بالسجلات المخصصة لذلك وحفظ نتائج التبليغات المرضية الواردة من هيئة التأمين الصحي بملف الخدمة الفرعي بالوحدة  وكذلك متابعة الدورات المرضية للعاملين.

5ـ  عمل كشوف الأجازات المختلفة والمتعلقة بصرف الحافز الشهري للعاملين وكذلك مكافآت امتحانات الأدوار الثلاثة وأخطار الاستحقاقات والوحدة الحسابية بها

6ـ اتخاذ الإجراءات المتعلقة بمنح أو تجديد الأجازات الخاصة للعاملين والعرض على السلطة المختصة ثم استصدار القرارات التنفيذية الخاصة بكل حالة ، وحفظ المستندات الخاصة بهذه الأجازات بملفات خدمة العاملين الفرعية بالوحدة .

7ـ  تحرير المذكرات الخاصة بالمقابل النقدي لرصيد الأجازات الاعتيادية للعاملين المنتهى خدمتهم للأسباب المختلفة بما لا يتجاوز أربعة أشهر واعتمادها من السلطة المختصة  وكذلك الرد على الإدارة العامة للشئون القانونية مؤيداً بالمستندات بشأن باقي أرصدة الأجازات الاعتيادية فيما زاد عن الأربعة شهور في ضوء القواعد والكتب الدورية المنظمة لذلك والتي يتم صرف مقابلها النقدي بأحكام قضائية .

8ـ  إصدار خطابات التأمين الصحي يومياً للعاملين المتوجهين إليه .

9ـ الرد على المكاتبات الواردة إلى المدن الجامعية من الجهات المختلفة فيما يخص وحدة الأجازات .

 ثانياً ـــ وحدة المؤقتين 

1ـ تسجيل أجازات العمالة المؤقتة ( اعتيادية / عارضة /المرضية ) في السجلات المخصصة لذلك خلال السنة التعاقدية لمتابعة أي تجاوز لهذه الأجازات وفقاً للقواعد المنظمة لتشغيل العمالة المؤقتة .

2ــ عمل مذكرات إنهاء التشغيل الخاصة بالعاملين المؤقتين وفقاً للقواعد المنظمة لذلك وعرضها على السلطة المختصة واستصدار القرارات التنفيذية الخاصة بإنهاء التشغيل.

3ــ تحرير كشوف التجديد المالي للعمالة المؤقتة المعينة على بند أجور موسميين  ( الميزانية )  مع بداية كل عام مالي  وموافاة الإدارة العامة لشئون العاملين بهذه الكشوف بعد مراجعتها . 

4ــ عمل تقارير كفاية الأداء الخاصة بالعمالة المؤقتة في نهاية السنة التعاقدية واعتمادها من السلطة المختصة وإخطار جميع العاملين بها .

5ــ الرد على كافة المكاتبات التي ترد من الإدارة العامة للشئون القانونية في خصوص العمالة المؤقتة .

6ــ إدخال بيانات العمالة المؤقتة على الحاسب الآلي من خلال برنامج شئون العاملين الموحد لسرعة استخراج البيانات والإحصائيات الخاصة بهم .

7-إدخال أيام الانقطاع للعمالة باليومية مميكن  لتستطيع وحده الاستحقاقات من عمل الراتب الشهري لهم .

8-التجديد للعمالة باليومية وتحديث بياناتهم أول بأول على برنامج الفاروق.

 

ثالثاً: ــ وحدة الاستحقاقات 

1ــ عمل المرتبات والأجور للعمالة الدائمة والمؤقتة شهرياً .

2ــ عمل مكافآت الجهود غير العادية للعمالة الدائمة شهرياً وكذلك المكافآت التشجيعية .

3ــ عمل مكافآت امتحانات الأدوار للعمالة الدائمة

ويتم تنفيذ الأمور السابقة من خلال برنامج الاستحقاقات المطبق بمعرفة مركز تقنية الاتصالات والمعلومات بالجامعة.

4ــ تحرير بطاقات الأجور المتغيرة للعمالة الدائمة وحفظها بملفات الخدمة الخاصة بهم بالجامعة .

5ــ تحرير استمارة ( 97 ) مالية للعمالة المؤقتة .

6ــ تحرير الكشوف بالمبالغ المستقطعة شهريا من مرتبات العاملين المتعاملين بأنظمة التقسيط والتي تخص النقابات /البنوك / الشركات .

7ــ تحرير الاستمارات الخاصة للعاملين المنتهى خدمتهم للأسباب المختلفة والتي تتعلق بصرف صندوق التأمين الخاص للعاملين بالجامعة ، صندوق رعاية العاملين ، نقابة العاملين ، المقابل النقدي للأجازات الاعتيادية فيما لا يجاوز أربعه شهور ، وكذلك الأجازات الاعتيادية فيما زاد عن ذلك و الصادر بشأن صرفها أحكام قضائية .

8ــ تنفيذ التسويات المالية للعاملين الصادر بشأنهم ضم مدد خدمة ( مؤقتة ، خدمة عسكرية )  سواء من لجنة شئون العاملين أو تنفيذاً لأحكام قضائية . 

وعلى أنه يتم تسجيل كافة الأمور السابقة بسجلات المرتبات التي تحتفظ بها الوحدة

رابعاً : وحدة الموازنة والتسويات 

1ــ إدخال البيانات التعليمية والوظيفية ( المؤهلات الدراسية ، الدورات التدريبية ، أماكن العمل ، الدرجات الوظيفية ، العلاوات التشجيعية ، ضم المدد ، الجزاءات ، تقارير الكفاية ) الخاصة  بالعمالة الدائمة على الحاسب الآلى من خلال برنامج شئون العاملين الموحد المطبق بالجامعة .

2ــ عمل تقارير كفاية الأداء السنوية للعمالة الدائمة وإخطار هم بها بعد اعتمادها من السلطة المختصة وحفظ كشوف التقارير فى السجل المخصص لذلك ، إضافة لعمل تقارير الصلاحية للعاملين الجدد سواء بالتعيين أو بإعادة التعيين طبقاً للمادة ( 25 ) مكررا من القانون ( 47/78 ) المعدلة بالقانون 5/2000 .

3ــ إصدار قرار العلاوة الدورية للعاملين بالمدن الجامعية وإبلاغ الجهات المختصة به وحفظ صور منها بملفات الخدمة الرئيسية بالجامعة. 

4ــ عمل الترشيح الخاص للعلاوة التشجيعية للعاملين وفقاً للشروط الموضوعة من لجنة شون العاملين وإصدار القرار التنفيذى الخاص بذلك بعد اعتمادها من السلطة المختصة بالجامعة ، وكذلك تحرير الكشوف الخاصة بموانع الترقيات للعاملين المستوفيين للمدد البينية للترقيات بالرسوب الوظيفى وإصدار القرار التنفيذى للمرقين بالمدن الجامعية بعد اعتماد الترقيات من السلطة المختصة . 

5ـ إصدار القرارات الخاصة بالعقوبات الموقعة على بعض العاملين وعمل مذكرات المحو لها بعد انقضاء المدة القانونية لعرضها على لجنة شئون العاملين ، وكذلك القرارات المتعلقة باشتراك العاملين بوحدة علاج العاملين بالجامعة وآسرهم ووحدة الرعاية الطبية لأعضاء هيئة التدريس والعاملين بالجامعة .

6ــ عرض المذكرات الخاصة بالموافقة على صرف بدلات التفرغ والعدوى للأطباء البيطريين والمهندسين الزراعيين وأخصائى التغذية المستحقين لها على السلطة المختصة وإصدار القرارات التنفيذية لذلك بعد الاعتماد منها ، وإصدار القرارات الخاصة باشتراك العاملين بكلٍ من وحدة العلاج وصندوق الرعاية الطبية بالجامعة .

7ــ تحرير المذكرات الخاصة بتنقلات وانتدابات العاملين من وإلى المدن الجامعية.

8ــ إصدار الأوامر الإدارية المتعلقة بتنظيم العمل داخل الأقسام المختلفة وكذلك تنقلات العاملين الداخلية بين مختلف أقسام المدن الجامعية.

9ــ موافاة الإدارة العامة للتنظيم والإدارة بالجامعة بأسماء العاملين المرشحين من قبل رؤساء الأقسام لحضورهم الدورات التدريبية الموضوعة من قبلها بهدف تنمية المهارات الخاصة بهم كلٌ فى مجال عمله .

                                       

خامساً : وحدة المعاشات 

1ــ تحرير استمارة ( 50 ) ع.ح. شهرياً وإستماره3و5 الخاصة المتعلقة باشتراكات التأمين المستقطعة من أجور ومرتبات ومكافآت العمالة ( الدائمة ، المؤقتة ) شهرياً وموافاة الهيئة العامة للتأمين والمعاشات بهذه المبالغ .

2ــ اتخاذ الإجراءات المتعلقة بإنهاء الخدمة للعمالة ( الدائمة والمؤقتة ) لأسبابها المختلفة وموافاة إدارة التأمين والمعاشات بالجامعة بالمستندات الخاصة بذلك بعد مراجعتها والتأكد من استيفائها لكافة المرفقات الخاصة بها .

3ــ اتخاذ الإجراءات الخاصة بعمل استمارة الإعارة الخارجية ومتابعة سداد الاشتراكات التأمينية للعاملين الحاصلين على أجازات للعمل بالخارج ، وكذلك متابعة إجراءات استيفاء استمارة الأجازة بغرض ( رعاية الأسرة ، مرافقة الزوج ، رعاية الطفل ) .

4ــ متابعة إجراءات المدد المشتراه فى المعاش أو استبدال المعاش للعاملين الراغبين بذلك ووفقاً للقوانين المنظمة لهذه الأمور ، ومتابعة عمل استمارات الأرقام التأمينية للعاملين .

 

5ــ استيفاء استمارة البيانات التاريخية لجميع العاملين المؤمن عليهم بالمدن ، وكذلك استيفاء الملفات التأمينية الخاصة بالعمالة المؤقتة المنتهى تشغيلها والراغب أصحابها في صرف تعويض الدفعة الواحدة وموافاة هيئة التأمين والمعاشات بها  .

6ــ تلقى ملفات المدد التأمينية للعاملين الذين لهم اشتراكات تأمينية قبل التحاقهم للعمل بالجامعة ومراجعتها وحفظها بملفات الخدمة الخاصة بهم بالجامعة .

7ــ اتخاذ الإجراءات لتحرير الاستمارات الخاصة بكل من :

                أــ استمارة ( 105 ) منحة الوفاة .

              ب ــ استمارة التعويض الإضافي  .

              ج ــ استمارة صندوق التأمين الخاص للعاملين بالجامعة .

وذلك لجميع العاملين بالمدن الجامعية .

8ــ الرد على كافة المكاتبات والملاحظات التي ترد من الهيئة القومية للتأمين والمعاشات والجهاز المركزي للمحاسبات

سادساً: الصادر والوارد ( الأرشيف ) 

1ــ استلام كافة المكاتبات والمذكرات من أقسام المدن الجامعية وتسجيلها بالدفاتر المخصصة لذلك وإرسالها إلى الجهات المختصة سواء بالجامعة أو خارجها  .

2ــ إرسال الخطابات الخاصة بالمناقصات المختلفة إلى الموردين ، واستلام المظاريف الفنية والمالية الخاصة بالمناقصات وتسليمها إلى لجنة البت فى الموعد المحدد لذلك   .

3ــ تلقى كافة المكاتبات والقرارات والمذكرات الواردة للمدن الجامعية وتسليمها للجهات المختصة بالسجل المخصص لذلك بها بعد التأشير عليها .

4ــ  إرسال إخطارات الغياب والقرارات الخاصة بالعقوبات الموقعة على الطلاب المقيمين بالمدن الجامعية على محل إقامة أولياء أمورهم .

سابعاً : غرفة المحفوظات 

1ــ استلام المستندات المالية بعد الصرف والدفاتر المنتهى العمل بها والخاصة بالوحدة الحسابية ومراجعة مرافقتها واستكمال أى نواقص بها وتسجيلها بالدفاتر المخصصة لذلك بالغرفة ثم ترتيبها داخل المحافظ المعدة لها لحفظها بطريقة يسهل الرجوع إليها عند الحاجة لاستخراج أى بيانات منها .

2ــ عمل البيانات الإحصائية بعدد المستندات المالية ومرفقتها النصف سنوية والسنوية والتى تطلب من إدارة السكرتارية والمحفوظات بالجامعة .

3ــ إعداد بيانات بالبيانات المستغنى عنها لإعدامها طبقاً للائحة محفوظات الحكومة

4ــ التعاون مع مندوبي الجهاز المركزي للمحاسبات والمديرية المالية عند قيامهم بمراجعة المستندات المالية عن أعوام سابقة .   

وعلى أنه في كل الأحوال يتم متابعة تنفيذ الكتب الدورية والفتاوى الواردة من الجهات المختصة بالإدارة العامة للجامعة بشأن القواعد المستحدثة التى تحكم العمل بمجالات شئون العاملين .

أنت هنا: الأقسام قسم الشئون الادارية

اتصل بنــا

جامعة المنصورة - مدينة الامل - المطعم المركزى - الدور الرابع


تليفون : 2200692 (50) 20+
فــاكس : 2200262 (50) 20+